Vérifications avant de partager des documents confidentiels

Confirmer le besoin de partage0/6

• Noter pourquoi le destinataire a besoin des documents
• Confirmer le destinataire par un canal de contact déjà connu
• Vérifier que vous êtes autorisé à partager ces informations
• Sélectionner uniquement les fichiers nécessaires à cet usage
• Retirer les informations personnelles ou clients sans rapport dans la copie
• Vérifier les consignes de traitement associées aux documents

Examiner les fichiers à transmettre0/6

• Vérifier que chaque fichier sélectionné correspond à la bonne version
• Examiner les commentaires et les modifications suivies avant l’export
• Examiner les feuilles, les lignes et les colonnes masquées des tableurs
• Vérifier les propriétés des documents pour repérer les détails identifiants inutiles
• Utiliser un outil de caviardage adapté pour les informations à supprimer
• Ouvrir les copies finales exportées pour examiner leur contenu visible

Choisir les modalités d’accès0/6

• Choisir un mode de partage adapté à la sensibilité des informations
• Vérifier qui peut accéder au dossier ou au lien
• Retirer les fichiers sans rapport de l’espace partagé
• Définir une expiration pour le lien de partage privé, par exemple avec DocBunker
• Vérifier comment révoquer l’accès avant d’envoyer le lien
• Vérifier la vue du destinataire dans une session distincte de celle du propriétaire

Transmettre et assurer le suivi0/6

• Vérifier de nouveau l’adresse avant l’envoi du message
• Éviter les détails confidentiels dans l’objet du message
• Préciser au destinataire l’usage prévu des fichiers
• Demander au destinataire de ne pas transférer le lien d’accès privé
• Noter la date du partage et la date de fin d’accès prévue
• Révoquer l’accès à la fin de la période de partage convenue